W 2007 roku Samorząd Województwa Pomorskiego zakończył realizuję projektu "Wdrożenie obiegu dokumentów oraz podpisu elektronicznego w administracji województwa pomorskiego", nr projektu Z/2.22/I/1.5/309/05. Projekt realizowany był w ramach Zintegrowanego Planu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006, Działanie 1.5 - Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego i wybrany został w ramach konkursu otwartego, prowadzonego przez Departament Programów Regionalnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego (UMWP) w terminie 07.03.2005 - 11.05.2005r. Wartość projektu wyniosła 1 500 232,60 zł, w tym dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego stanowi 75% wartości projektu (1 125 174,45 zł). Przedmiotem projektu było wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego służącego do obsługi korespondencji, ewidencji i zarządzania dokumentami, oraz zarządzania sprawami i procesami urzędu (EOD), wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, rozbudowa i ujednolicenie infrastruktury sieciowej oraz zwiększenie poziomu bezpieczeństwa systemu informatycznego urzędu. Projekt w całości zlokalizowany był w strukturach UMWP w pięciu siedzibach urzędu w Gdańsku przy ul. Okopowej 21/27, przy ul. Długi Targ 1/7, przy ul. Długi Targ 8-10, Augustyńskiego 2 oraz w Słupsku przy ul. Jaracza 18a. Realizacja projektu była zgodna z założeniami polityki rządowej i regionalnej, zawartymi w dokumentach przyjętych do realizacji przez Rząd Rzeczpospolitej Polskiej oraz Sejmik Województwa Pomorskiego pod względem rozwoju infrastruktury społeczeństwa informacyjnego.

Realizacja projektu miała na celu wzmocnienie konkurencyjności województwa pomorskiego przez zastosowanie nowoczesnych technik informatycznych i teleinformatycznych w UMWP, prowadzących do rozwoju infrastruktury społeczeństwa informacyjnego, a przez to do wzrostu efektywności funkcjonowania samorządu.

Planowanymi rezultatami inwestycji było:

• stworzenie centralnego systemu archiwizacji dokumentów,
• ułatwienie zarządzania urzędem,
• poprawa realizacji spraw zgodnie z procedurami,
• skrócenie czasu i ułatwienie dostępu do informacji i dokumentów,
• zmniejszenie ryzyka utraty informacji i oszczędzenie czasu na podejmowane decyzje i zarządzanie instytucją,
• usprawnienie koordynacji pracy zespołów,
• monitorowanie realizacji spraw i procesów wewnątrz urzędu,
• ułatwienie klientom urzędu załatwiania ich spraw,
• ograniczenie ilości dokumentów papierowych, a tym samym ograniczenie kosztów zużycia papieru oraz tuszy i tonerów,
• ułatwienie komunikacji i wymiany informacji z jednostkami organizacyjnymi urzędu,
• możliwość składania wniosków w formie elektronicznej oraz kontroli stanu realizacji spraw, przez klientów urzędu poprzez sieć Internet, a także możliwość udzielania odpowiedzi na prowadzone spraw także w formie elektronicznej,
• ułatwienie dostępu do portalu internetowego urzędu oraz informacji o urzędzie poprzez instalację na terenie urzędu publicznych punktów dostępu do Internetu (tzw. PIAP-ów oraz Hot-spotów, radiowych punktów dostępowych),
• podniesienie poziomu bezpieczeństwa systemu informatycznego urzędu.

Projekt realizowany był od lipca 2005 roku (podpisanie umowy o dofinansowanie nastąpiło we wrześniu 2005 roku), a jego realizacja została zakończona w grudniu 2007 roku.

W ramach projektu zostały zrealizowane następujące etapy:

• etap 1: wdrożenie infrastruktury sieciowej,
• etap 2: zakup sprzętu komputerowego,
• etap 3: wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
• etap 4: wdrożenie systemu bezpieczeństwa i podpisu elektronicznego,
• etap 5: wdrożenie publicznych punktów dostępu do Internetu.

Przebieg realizacji projektu

Etap 1 obejmował wykonanie instalacji sieci komputerowej i instalacji elektrycznej oraz dostawę urządzeń aktywnych sieci komputerowej. W ramach tego zadania wykonane zostało okablowanie strukturalne pomieszczeń UMWP, w których było niewystarczające nasycenie gniazdami sieciowymi. Budowa sieci w tych pomieszczeniach była konieczna, aby znajdujące się tam komputery mogły zostać podłączone do systemu informatycznego urzędu w tym do systemu EOD. Przedmiotem zamówienia było wykonanie zarówno lokalnej sieci komputerowej (LAN) jak i komputerowej sieci elektrycznej. Zbudowana sieć elektryczna dołączona została do istniejącej wydzielonej sieci elektrycznej posiadającej niezależne zasilanie z podtrzymaniem napięcia z zasilacza awaryjnego.

Zadanie to objęło także połączenie głównych krosownic sieci LAN łączem światłowodowym oraz zakup urządzenia aktywne na potrzeby utworzonej sieci komputerowej. W ramach zamówienia zakupione zostały następujące urządzenia:

• przełączniki pośrednie (dla lokalnej sieci komputerowej) - 5 szt.,
• przełączniki światłowodowe umożliwiające połączenie głównych węzłów sieci LAN - 3 szt.,
• urządzenia typu firewall zapewniające bezpieczne połączenie logicznych sieci komputerowych pomiędzy sobą oraz z Internetem - 2 szt.

Etap ten realizowany był na podstawie przeprowadzonego zamówienia publicznego w okresie od lipca 2005 do listopada 2005 roku.

Etap 2 obejmował zakup sprzętu komputerowego niezbędnego do realizacji kolejnych etapów projektu. W etapie tym została zakupiona platforma serwerowa oraz skanery na potrzeby systemu EOD, realizowanego w ramach etapu 3 projektu oraz serwery niezbędne do wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz systemu uwierzytelniania opartego o PKI (ang. Public Key Instructure - infrastruktura klucza publicznego), realizowanego w ramach etapu 4 projektu.

System serwerowy na którym funkcjonuje system EOD, zapewnia wysoki poziom wydajności i niezawodności, dzięki zastosowaniu platformy serwerowej działającej w układzie tzw. "klastra niezawodnościowego". Klaster zbudowany jest z dwóch serwerów, macierzy dyskowej oraz przełączników FC (ang. Fiber Channel). Oba serwery są połączone krzyżowo do wspólnej macierzy dyskowej poprzez dwa przełączniki FC. Całość została zaprojektowana tak, by nie posiadała jednego punktu awarii, czyli by uszkodzenie dowolnego urządzenia nie powodowało zatrzymania pracy systemu i aplikacji. i aplikacji.

Etap ten realizowany był na podstawie przeprowadzonego zamówienia publicznego ogłoszonego w lutym 2006 roku, a zakończenie jego realizacji nastąpiło w czerwcu 2006r.

Etap 3 obejmował wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego służącego do obsługi korespondencji, ewidencji i zarządzania dokumentami oraz zarządzania sprawami i procesami urzędu (EOD). Etap ten był realizowany wspólnie z Pomorskim Urzędem Wojewódzkim który realizował komplementarny projekt pod nazwą "Wprowadzenie elektronicznego podpisu i obiegu dokumentów w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim ELEDOPIS" - nr projektu: Z/2.22/I/1.5/326/05.

W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako system elektronicznego obiegu dokumentów została wybrana aplikacja IntraDok oferowana przez firmę WASKO S.A. z Gliwic. Wprowadzenie systemu IntraDok zapewniło Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Pomorskiego możliwość:

• elektronicznego obieg dokumentów i spraw,
• obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu w tym elektroniczną obsługę faxów,
• obsługę procedur (procesów) obowiązujących w UMWP,
• archiwizację dokumentów,
• poprzez Cyfrowy Urząd portalu .Wrota Pomorza. umożliwia petentom Urzędu składanie wniosków w sprawach poprzez Internet oraz kontrolę stopnia ich realizacji,
• podpisywania dokumentów przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• możliwość pracy w systemie obiegu dokumentów placówek zamiejscowych na ul. Długi Targ oraz Agustyńskiego w Gdańsku oraz w na ul. Jaracza w Słupsku.

Etap ten obejmował także przeszkolenie pracowników i administratorów UMWP w zakresie obsługi systemu IntraDok. Realizowany był na podstawie przeprowadzonego zamówienia publicznego ogłoszonego w maju 2006 roku, a zakończenie jego realizacji nastąpiło w grudniu 2007r.

Etap 4 obejmował wdrożenie systemu bezpieczeństwa opartego o infrastrukturę klucza publicznego (ang. Public Key Instructure) w skrócie nazywany PKI oraz zakup kary z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. System bezpieczeństwa oparty o PKI obejmował uruchomienie systemu logowania do komputerów oraz do systemu obiegu dokumentów poprzez czytniki i karty uwierzytelniające zawierające certyfikaty zgodne z normami z serii X.509. System umożliwia również wewnętrzne (niekwalifikowane w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym) elektroniczne podpisywanie dokumentów. W ramach tego systemu uruchomiono serwer Root CA (lokalne centrum certyfikacji) oraz serwer katalogowy (repozytorium) na którym są przechowywane i udostępniane certyfikaty. Wszystkie serwery przetwarzające certyfikaty zostały wyposażone w sprzętowe moduły kryptograficzne. Karty uwierzytelniające są przygotowywane na wydzielonym stanowisku określanym jako Punkt Rejestracji i Personalizacji Kart Elektronicznych. Każda z kart jest rejestrowana i personalizowana dla konkretnego pracownika Urzędu. Karta definiuje uprawnienia danego pracownika do poszczególnych zasobów informatycznych Urzędu. Karty pełnio także funkcję identyfikatorów oraz legitymacji służbowych pracowników UMWP. W przyszłości przewidziane jest zastosowanie tych kart jako osobistych kluczy, służących do otwierania wydzielonych fizycznie stref Urzędu (jeżeli zajdzie taka potrzeba).

Każdy pracownik urzędu posiada własną kartę uwierzytelniającą, za pomocą której loguje się do systemu oraz może podpisywać elektronicznie dokumenty wewnętrzne. Przy każdym stanowisku pracy podłączonym do systemu zainstalowany został czytnik kart. Logowanie do systemu polegać na umieszczeniu karty w czytniku i wpisaniu spersonalizowanego hasła (PIN-u). W przypadku wyjęcia karty z czytnika dostęp do danego komputera jest blokowany.

Wdrożenie systemu kwalifikowanego podpisu elektronicznego polegało na zakupie 30 kwalifikowanych podpisów elektronicznych wraz z wymaganym oprogramowaniem. Certyfikaty zostały wykupione na 2 lata w instytucji certyfikującej posiadającej uprawnienia do tego typu działalności. Kwalifikowane podpisy elektroniczne zostały wgrane na karty zakupione w ramach systemu PKI, jednak tylko dla osób uprawnionych do podpisywania dokumentów urzędowych wychodzących poza Urząd. Wprowadzenie tego systemu pozwoliło na to aby dokument elektroniczny podpisane w ten sposób posiadały taką samą moc prawną jak tradycyjne dokumenty. Wprowadzenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w Urzędzie było wymagane także ze względu na ustawę z dnia 18 września 2001r. o odpisie elektronicznym, (Dz.U. Nr.130, Poz. 1450, z 2001r) i zadanie to zostało zrealizowane zgodnie z wymogami tej ustawy.

Wykonawcą etapu 4 była firma Unizeto Technologies S.A. ze Szczecina, a jego realizacja był prowadzona na podstawie zamówienia publicznego ogłoszonego w listopadzie 2006 roku, a zakończenie jego realizacji nastąpiło w grudniu 2007r.

Etap 5 projektu obejmował dostawę, montaż i uruchomienie radiowych punków dostępowych oraz publicznych punków dostępu do informacji. W ramach zrealizowanych prac zainstalowano dwa rodzaje punktów dostępowych:

• PIAPY- stacjonarne stanowiska komputerowe umieszczone w trzech głównych lokalizacjach UMWP,
• Hotspot-y - radiowe punkty dostępu do Internetu.

PIAP-y zostały zainstalowane po jednym w każdej lokalizacji Urzędu (jeden w Słupsku, jeden w budynku przy ul. Augustyńskiego oraz jeden w budynku przy ul. Okopowa). Urządzenia zainstalowano w holach wejściowych budynków i podłączono za pomocą okablowania strukturalnego do wydzielonej sieci LAN. Poprzez PIAP-y możliwy jest wyłącznie dostęp do informacji o Urzędzie oraz do stron administracji państwowej i samorządowej.

Hot-spoty umożliwiają dostęp radiowy do Internetu w salach: Herbowej, Okrągłej oraz w sali konferencyjnej nr 133C (wszystkie pomieszczenia w budynku przy ul. Okopowa). Dostęp do Internetu świadczony poprzez te urządzenia jest bezpłatny i nieograniczony tj. umożliwia przeglądanie dowolnych stron w Internecie wszystkim osobom które znajdą się w zasięgu urządzeń radiowych. Dostęp radiowy realizowany jest w technologii 2.4 GHz.

Dostawę, montaż i uruchomienie radiowych punków dostępowych zrealizowała firma Sprint Sp. z o.o. z Olsztyna, a uruchomieniem publicznych punków dostępu do informacji firma Infobox Sp. z o.o. z Cieszyna. Prace związane z realizacją etapu 5 projektu prowadzone były w okresie listopad-grudzień 2007 roku.

Dodatkowe informacje o projekcie

Realizacją projektu zajmował się Departament Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki UMWP. Dodatkowych informacji na temat realizacji projektu może udzielić pan Tomasz Dmitruk, tel./fax. (058) 32-61-726 , e-mail: informatycy@woj-pomorskie.pl.